Stem Biotech opera con Nucleu ERP

Contexto

Stem Biotech es un laboratorio de medicina regenerativa y terapia celular. Opera bajo condiciones GMP en una sola planta: insumos con cadena de frío hasta -196°C, preparaciones intermedias con vida útil en horas y productos terminados con especificaciones celulares (tipo de célula, viabilidad mínima, pasajes máximos, estado regulatorio).

Antes de Nucleu, la operación vivía en hojas de cálculo paralelas: clientes en un libro, inventario en otro, pedidos sueltos, recibos en carpetas físicas y fórmulas en Word. La trazabilidad de lote — exigida por clientes regulados — se reconstruía a mano.

Reto

• Saldos de cliente reconstruidos manualmente desde varios libros.
• Cancelación de pedidos y entradas de inventario sin reversión auditable.
• Lotes y caducidades como columnas opcionales que nadie llenaba.
• Fórmulas en documentos Word sin versión única ni explosión de BOM.
• Cierre comercial mensual de dos semanas.

Arquitectura operacional

Diez módulos activos organizados en cuatro ciclos.

Ciclo comercial. Cliente, orden de venta, factura y pago recibido. La orden recorre una máquina de estados (Pendiente → En producción → Lista → Entregada → Completada) que dispara las órdenes de producción y calcula vencimientos según los términos pactados. Los pagos se distribuyen entre múltiples órdenes y recalculan saldo y estatus en vivo. El estatus comercial del cliente (Al día, Atención, Moroso, Inactivo, Nuevo) se deriva de pedidos y pagos reales.

Compras e inventario. Gasto y movimiento físico desacoplados. El gasto tiene su propio flujo de aprobación; el stock solo cambia cuando se confirma una entrada de inventario. Seis tipos de entrada cubren recepción, carga inicial, producción, consumo, devolución y ajuste. Cada línea captura lote, fecha de vencimiento y condición de almacenamiento. Cancelar una entrada confirmada revierte el stock con trazabilidad de quién y cuándo.

Catálogo y producción. Tres niveles: items (insumos comprados), base products (preparaciones intermedias internas con clase ISO de cuarto limpio y vida útil en horas) y products (producto terminado con tipo de célula, tejido de origen, viabilidad mínima, pasajes máximos, vía de administración, estado regulatorio y tests requeridos). Las fórmulas explícitas entre niveles permiten la explosión automática: vender N dosis genera las órdenes de producción correspondientes y emite las entradas de consumo y salida.

Visibilidad y control. Auditoría automática de cambios (quién, qué, cuándo, valor anterior, valor nuevo). Notas y adjuntos polimórficos ligados a cualquier registro (factura PDF, XML SAT, certificado de análisis). Dashboards con KPIs comparados contra periodo anterior, pipeline de ventas, timeline de cobranzas y alertas operacionales.

Resultado

• Trazabilidad de extremo a extremo: cada lote entregado se rastrea hasta los insumos consumidos, el operador responsable y la versión de fórmula utilizada.
• Cierre comercial mensual reducido de dos semanas a tres días.
• Cartera con antigüedad de saldos automática.
• Cancelación segura: revertir un pago o una entrada deja el sistema consistente sin ajustes manuales.
• Cumplimiento GMP integrado al flujo: lote, vencimiento y condición de almacenamiento son obligatorios, no opcionales.